آیین‌نامه اعطای نمایندگی
الف - کليات:
با توجه به نقش انجمن در دستيابی به اهداف تعيين‌شده برای اعتلای حرفه مشاور سرمايه‌گذاری در سطح کشور، افزايش تعداد اعضا و گسترش فعاليت‌های آنها، ضرورت توسعه فعاليت خود در تمامی استان‌های کشور و ايجاد امکان برقراری ارتباط نزديک‌تر با مشاوران سرمايه‌گذاری در استان‌های ديگر؛ نياز به ايجاد دفاتر نمايندگی در استان‌ها و حوزه‌هایی که انجمن دارای عضو است، وجود دارد و مورد درخواست اعضاست.
ب - هدف:
- سازماندهی حرفه مشاوره سرمايه‌گذاری در استان‌های کشور
- تسهيل ارتباطات انجمن در محل فعاليت اعضا در استان و منطقه
- گسترش فعاليت‌های مشاوره سرمايه‌گذاری و نظارت طرح‌ها در استان‌ها
- جذب اعضای جديد و سرويس‌دهی مناسب به آنها
- توسعه و گسترش فعاليت‌های انجمن در استان‌های محل فعاليت اعضا
- آگاهی از مشکلات خاص اعضا در استان‌ها و کوشش برای رفع آنها
- توزيع مزيت‌های بدست آمده از طرف انجمن برای اعضا در سطح کشور
- استفاده از تجربيات اعضا در استان‌های مختلف برای ساماندهی بهتر حرفه مشاور سرمايه‌گذاری
- نمايندگی انجمن در استان‌های محل ماموريت و برقراری ارتباطات لازم با ارگان‌های ذيربط
ج - تعاريف:
انجمن: انجمن شرکت‌های مشاور سرمايه‌گذاری و نظارت طرح‌ها
دفتر نمايندگی منطقه‌ای: دفتری است که به درخواست يکی از اعضای انجمن طبق ضوابط اين آیین‌نامه و پس از تایيد انجمن ايجاد می‌شود و توانایی‌های ارائه خدمات مورد نظر را دارد. دفتر نمايندگی پس از ارزيابی و پيشنهاد دبير انجمن و تایيد هيات‌مديره اعطا می‌شود.
منطقه: محدوده جغرافيایی فعاليت دفتر نمايندگی است که طبق تصميم و تقسيم‌بندی انجام شده توسط انجمن مجوز فعاليت برای دفتر در آن حوزه جغرافيایی صادر می‌شود. منطقه معمولا محدود يک يا چند استان را در بر می‌گيرد.
مرجع پذيرش، ارزيابی و ارتباط با نمايندگی‌ها دبيرخانه انجمن است.
مرجع نهائی اعلام صلاحيت متقاضيان دفتر نمايندگی و تائيد گزارش عملکرد و نظارت بر آنها هيات‌مديره انجمن است.
د - شرايط احراز:
شرايط احراز اعضای انجمن برای تصدی امور مربوط به نمايندگی منطقه‌ای انجمن به اين شرح است:
1- دارای شخصيت حقوقی ثبت شده در اداره ثبت شرکت‌های استان يا حوزه مورد نظر باشند (حد اقل دو سال از تاريخ ثبت شرکت گذشته باشد) و تکاليف قانونی مرتبط با ثبت مانند ارائه اظهارنامه مالياتی، بيمه و .. را انجام داده باشند.
2- عضويت حقوقی در انجمن شرکت‌های مشاور سرمايه‌گذاری که حد اقل يکسال از تاريخ عضويت گذشته باشد.
3- داشتن سند مالکيت يا اجاره‌نامه معتبر برای محل دفتر شرکت
4- حسن شهرت و اعتبار در استان يا حوزه مورد نظر
5- داشتن حداقل امکانات سخت‌افزاری، نرم‌افزاری و ارتباطی در دفتر شرکت (تلفن، فکس، کامپيوتر، اينترنت و ...
6- داشتن حداقل نيروی انسانی لازم (مديرعامل، امور اداری و بخش کارشناسی تهيه طرح‌های توجيهی و نظارت طرح‌ها بصورت تمام وقت)
7- تهيه حداقل 5 طرح مشاوره در زمينه امکان‌سنجی و طرح‌های توجيهی و نظارت بر طرح‌ها در منطقه فعاليت در دو سال گذشته (به تائيد هيات‌مديره انجمن)
8- داشتن توان مالی مناسب و کافی برای اجرای وظايف محوله (به تایيد هيات‌مديره انجمن)
9- داشتن حسن شهرت و انگيزه مناسب برای دريافت نمايندگی انجمن و انجام فعاليت‌های صنفی غيرانتفاعی و ارائه برنامه اجرائی قابل قبول
10- ارائه برنامه مناسب برای گسترش فعاليت‌های انجمن در حوزه مربوط
توضيح: موارد 1 ،2 ،3 و 7 با ارائه مدارک و اسناد و ديگر موارد از طريق ارائه مدارک، جمع‌آوری اطلاعات و بازديد و در نهايت ارزيابی و تشخيص هيات‌مديره انجمن احراز می‌شوند.
ه - روند تاسيس دفتر نمايندگی انجمن:
- وجود حداقل سه شرکت عضو در منطقه برای پذيرش درخواست نمايندگی الزامی است.
تبصره: نمايندگی‌هایی که قبلا تاسيس شده‌اند بايد ظرف دو سال خود را با اين آیين‌نامه تطبيق دهند.
- دريافت مدارک و سوابق مربوطه از متقاضيان
- ارزيابی مدارک، سوابق، اهداف، برنامه‌ها، بازديد و مصاحبه با متقاضيان توسط دبير انجمن
- بازديد نمايندگان هيات‌مديره از منطقه و بررسی شرايط متقاضيان از بين واجدان شرايط
- انتخاب واجدان شرايط با نظر دبيرکل و تایید هيات‌مديره
تبصره: پس از انتخاب يک شرکت از بين واجدان شرايط با تصويب هيات‌مديره با امضای تفاهم‌امه مسئوليت موقت دفتر نمايندگی به مدت شش ماه به متقاضی اعطا می‌شود و پس از اين مدت در صورت تایيد عملکرد توسط دبيرکل و تصويب هيات‌مديره عنوان نمايندگی منطقه‌ای انجمن به مدت يکسال ديگر صادر می‌شود.
و - چگونگی نظارت بر دفتر نمايندگی:
- کنترل و پايش پيشرفت برنامه اجرائی ارائه شده
- دريافت گزارش‌های عملکرد سه ماهه ازنمايندگی
- نظرسنجی‌های شش ماهه از کليه اعضای انجمن در منطقه درباره عملکرد دفترنمايندگی
- بررسی و ارزيابی مکاتبات و اسناد مرتبط با فعاليت انجمن در دفتر نمايندگی در صورت لزوم
توضيح: نتايج پايش و ارزيابی عملکرد در دبيرخانه انجمن بررسی می‌شود و بازخوردهای لازم به دفتر نمايندگی و هيات‌مديره ارائه و حسب مورد بر اساس مفاد آیين‌نامه و تفاهم‌نامه تصميمات مقتضی گرفته و اجرا می‌شود .
ز - وظايف و مسئوليت‌های دفتر نمايندگی منطقه‌ای انجمن:
- اطلاع‌رسانی در باره انجمن و ارتقا جايگاه آن در استان
- برقراری ارتباط مستمر با انجمن‌های صنفی، علمی، اجتماعی و سازمان‌های مربوط که در محدوده نمايندگی فعاليت دارند.
- همکاری در زمينه اطلاع‌رسانی و توزيع نشريات و مکاتبات انجمن، نرم‌افزارهای رايانه‌ای، فيلم‌های علمی، آموزشی و ... که از طرف انجمن مشخص می‌شود.
- معرفی انجمن به نهادهای مرتبط استانی
- هماهنگی، برنامه‌ريزی و اجرای فعاليت‌های مربوط به انجمن، برای مشارکت و حضور انجمن در نمايشگاه‌ها، سمينارها، کنفرانس‌ها و ...
- عضوگيری
- شناسایی و جذب شرکت‌های مشاوره سرمايه‌گذاری که در حوزه مربوط فعاليت می‌کنند.
- دريافت مدارک و کمک به انجمن در ارزيابی اوليه صلاحيت متقاضيان عضويت
- ارتباط اعضا
- تشکيل کميته‌های استانی انجمن و نظارت بر عملکرد کميته‌ها
- رسيدگی و رفع اختلافات ميان اعضای انجمن در محدوده دفتر نمايندگی با هماهنگی انجمن
- اطلاع‌رسانی به موقع نامه‌ها، ابلاغيه‌ها و اخبار انجمن به اعضا در منطقه محل فعاليت (مواردی که از طرف انجمن به نمايندگی محول می‌شود) - رونوشت تمام مکاتبات نمايندگی به انجمن فرستاده خواهد شد .
- حل و فصل مشکلات اعضا در ارتباط با مشتريان، ارگان‌ها و نهادها نظير بانک، بيمه و دواير دولتی در منطقه فعاليت
- تشکيل جلسه برای حل مشکلات اعضا در محدوده منطقه فعاليت و ارائه گزارش آن به انجمن
- همکاری با انجمن در برگزاری سمينارها و جلسات مرتبط با اعضا يا سمينارها و کنفرانس‌های ديگر در منطقه
- اطلاع‌رسانی به اعضا انجمن در مورد فرصت‌های کاری
- همکاری در رفع مشکلات اعضا در مورد مسائل اداری در استان مورد نظر با هماهنگی انجمن و از طريق روش‌های تعيين شده توسط انجمن
- برگزاری نشست‌های منطقه‌ای انجمن برای ايجاد تعامل و همکاری اعضا به صورت مستمر
- همکاری و ارتباط دفتر نمايندگی با انجمن
- برنامه‌ريزی برای فعاليت‌های ادواری و سالانه نمايندگی بر اساس اهداف و برنامه‌های سالانه انجمن
- برگزاری انتخابات برای تعيين مسئول نمايندگی در پايان دوره مطابق با آیين‌نامه انجمن
- همکاری در برگزاری برنامه‌های آموزشی، جشنواره‌ها ، کنفرانس‌ها و ... که از طرف انجمن پيشنهاد می‌شود
- همکاری با انجمن در برنامه‌ريزی و ساماندهی بازديدهای علمی از مراکز صنعتی، فرهنگی و علمی در محدوده فعاليت نمايندگی
- ارائه گزارش عملکرد سه ماهه به انجمن و ديگر گزارش‌های درخواستی انجمن، حسب مورد
- همکاری با انجمن برای بررسی و تعيين صلاحيت متقاضيان عضويت که در منطقه فعاليت نمايندگی قرار دارند
- ارائه گزارش از تعامل اعضا در زمينه فعاليت‌های مرتبط با انجمن به دبيرخانه به منظور تعيين ميزان مشارکت اعضا منطقه‌ای با انجمن
- گزارش اقدامات يا رفتارهای خلاف اخلاق حرفه‌ای و استاندارد انجمن در اين زمينه اعضا و شکايات کارفرمايان از عملکرد مشاوران سرمايه‌گذاری عضو انجمن
- حضور در جلسات هماهنگی بين نمايندگی و انجمن
- ارائه پيشنهادهای سازنده برای بهبود و گسترش فعاليت‌های انجمن و ارتقا حرفه مشاوه سرمايه‌گذاری و نظارت طرح‌ها در منطقه مربوطه
ح - تعهدات دفتر نمايندگی:
- رعايت کامل شئونات و اخلاق حرفه‌ای
- اجرای کامل مفاد اساسنامه، آیين‌نامه‌ها، مصوبات و دستورالعمل‌هایی که از طرف انجمن ابلاغ می‌شود.
- استفاده نکردن از نام و شرايط حرفه‌ای انجمن به نفع خود يا افراد و شرکت‌های ديگر
- دريافت نظر و تایید انجمن در فعاليت‌هایی که تاکنون انجام نشده است يا خارج از آیين‌نامه‌ها و دستورات انجمن است .
- واگذار نکردن فعاليت‌های نمايندگی انجمن به افراد يا شرکت‌های ديگر
- رفتار عادلانه و منصفانه با اعضای انجمن در حوزه نمايندگی
ط - تعهدات و تسهيلات انجمن در برابر دفتر نمايندگی:
- اعطای گواهی نمايندگی انجمن
- در نظر گرفتن اولويت برای مديران و پرسنل واجد صلاحيت نمايندگی در شرايط يکسان برای استفاده از امکانات آموزشی پيشنهادی به انجمن
- گرفتن سهميه و معرفی مديران دفتر نمايندگی به سمينارها، کنفرانس‌ها و همايش‌های دعوت شده از انجمن
ی- موارد سلب اختيار و لغو مسئوليت دفتر نمايندگی
- هرگونه سوء استفاده از موقعيت ايجاد شده به منظور تامين منافع خصوصی
- سوء استفاده از نام، نشان (آرم) يا اعتبار انجمن
- اعلام نارضايتی بيش از 50 درصد اعضای انجمن در منطقه فعاليت دفتر نمايندگی
- انجام ندادن امور محوله به صورت موثر
- ناکارآمدی در جذب اعضای جديد و سرويس‌دهی به اعضای انجمن با توجه به ارزيابیها و بررسی‌های انجام شده توسط دبيرخانه و هيات‌مديره
توضيح اثبات موارد بالا بنابر دلايل کافی با تشخيص دبيرخانه و تایيد هيات‌مديره انجمن خواهد بود.